Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die HS-Soft AG Personendaten bearbeitet, wenn Sie runmyhub.com besuchen, ein Kundenkonto für RunMyHub nutzen oder mit unserem Support in Kontakt treten. Sie gilt nach dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

HS-Soft AG, Hinterbergstrasse 16, 6312 Steinhausen, Schweiz E-Mail: info@hssoft.com UID CHE-113.971.155

[Offen: Datenschutzkontakt, z. B. datenschutz@hssoft.com, und – für Kunden in der EU – Vertreter nach Art. 27 DSGVO.]

2. Zwei Rollen: Verantwortliche und Auftragsverarbeiterin

• Als Verantwortliche bearbeiten wir die Daten von Besucherinnen und Besuchern unserer Website, die Kontodaten der Personen, die RunMyHub für ein Unternehmen nutzen, sowie Vertrags-, Rechnungs- und Supportdaten.
• Als Auftragsverarbeiterin bearbeiten wir die Daten, die unsere Kunden in RunMyHub erfassen – zum Beispiel Verkäufe, Kundinnen und Kunden ihres Geschäfts, Mitarbeitende und Bestellungen. Verantwortlich für diese Daten ist der jeweilige Kunde. Für diese Bearbeitung gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn Sie als Gast in einem Geschäft bestellen, das RunMyHub nutzt, wenden Sie sich mit Fragen zu Ihren Daten bitte an dieses Geschäft.

3. Welche Daten wir bearbeiten und wozu

Bereich	Daten	Zweck	Rechtsgrundlage (DSGVO)
Website	IP-Adresse, Browser, aufgerufene Seiten, Zeitpunkt	Betrieb und Sicherheit der Website	berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f)
Kundenkonto	Name, E-Mail, Rolle, Unternehmen, Anmeldezeitpunkte	Bereitstellung von RunMyHub, Zugangskontrolle	Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
Vertrag und Abrechnung	Firma, Adresse, Ansprechperson, Zahlungsdaten über Stripe	Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung	Vertrag; gesetzliche Pflicht (lit. c)
Support	Anfragen, Tickets, Chat- und WhatsApp-Nachrichten, Anrufnotizen	Bearbeitung Ihrer Anliegen	Vertrag; berechtigtes Interesse
Sitzungsaufzeichnung	Seitenstruktur, Navigation und Klicks in der Web-Anwendung (Texte und Eingaben maskiert), E-Mail der angemeldeten Person	Support und Fehleranalyse	Vertrag; berechtigtes Interesse
KI-Funktionen	Ihre Eingaben an den KI-Assistenten und die Antworten	Beantwortung Ihrer Fragen	Vertrag

Sitzungsaufzeichnung. Die Web-Anwendung zeichnet die Struktur der genutzten Seiten auf, nicht Bild oder Ton. Angezeigte Texte und eingegebene Werte werden schon im Browser maskiert. Bereiche wie Lohn, Personal, Zeiterfassung und Bank werden nicht aufgezeichnet. Aufzeichnungen sehen nur berechtigte Mitarbeitende der HS-Soft AG, und nur zur Lösung eines Supportfalls oder zur Fehleranalyse. Sie werden nie verwendet, um Arbeitsleistung oder Verhalten von Mitarbeitenden zu beurteilen. Jede Ansicht wird protokolliert.

KI-Assistent. Gespräche mit dem KI-Assistenten werden gespeichert, damit Sie sie wieder aufrufen können, und können von Mitarbeitenden der HS-Soft AG zur Qualitätssicherung und im Supportfall eingesehen werden. Unsere KI-Anbieter verwenden Ihre Daten nicht zum Training ihrer Modelle.

4. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit es für die genannten Zwecke nötig ist: an unsere Auftragsbearbeiter, an von Ihnen aktivierte Integrationen und an Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Die aktuelle Liste unserer Unterauftragsverarbeiter mit Zweck und Standort finden Sie unter Unterauftragsverarbeiter.

5. Datenstandort und Übermittlung ins Ausland

Kundendaten speichern wir in der Rechtsordnung des Kunden: für Kunden in der Schweiz in Zürich, für Kunden in der EU in Frankfurt. Einzelne Dienste bearbeiten Daten in anderen Ländern, insbesondere in den USA (z. B. KI-Anbieter). Dafür stützen wir uns auf Angemessenheitsbeschlüsse, das Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework oder die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit Schweizer Ergänzung.

6. Aufbewahrung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt.

Daten	Aufbewahrung
Sitzungsaufzeichnungen	12 Monate
Gespräche mit dem KI-Assistenten	12 Monate nach der letzten Aktivität
Kontodaten	Dauer des Vertrags, danach Löschung oder Anonymisierung
Buchhaltungs- und Vertragsunterlagen	10 Jahre (Art. 958f OR)
Server-Protokolle der Website	[offen: z. B. 30 Tage]

7. Cookies und Tracking

Die Web-Anwendung setzt keine eigenen Cookies und lädt keine Tracking-Dienste Dritter. Sie nutzt nur technisch notwendigen Speicher im Browser (Anmeldung, Einstellungen) sowie unsere eigene Sitzungsaufzeichnung (Ziffer 3). [Offen: Werbe- oder Analyse-Cookies auf runmyhub.com – falls ja, Einwilligungsbanner nötig.]

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Datenherausgabe bzw. -übertragbarkeit und Widerspruch, und Sie können eine Einwilligung jederzeit widerrufen. Schreiben Sie dazu an info@hssoft.com. Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder einer Aufsichtsbehörde in der EU beschweren.

9. Sicherheit

Wir schützen Daten mit Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung, getrennten Datenbanken je Rechtsordnung, Zugriffsrechten nach Rollen und protokollierten Zugriffen unserer Mitarbeitenden.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Bearbeitung ändert. Massgeblich ist die auf dieser Seite veröffentlichte Version mit dem oben angegebenen Stand.